A área de TI exerce um papel estratégico dentro das corporações, pois é  por meio da tecnologia que a empresa irá inovar e se destacar com fluxos de trabalho mais eficientes, mobilidade, uma melhor jornada de compras para o cliente, maior rapidez no atendimento, criação de novos softwares e aplicativos, relatórios para análise de mercado, dentre outras funcionalidades. Porém, tudo isso gera custos e, às vezes, este investimento é alto demais, inviabilizando alguns negócios.

O indicado para viabilizar um departamento de Tecnologia da Informação com menos custos é adotar algumas estratégias sem que se perca a eficiência e a inovação, conforme menciona Ricardo Nunes, CEO da TRIYO Tecnologia.

1) Computação em nuvem

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A computação em nuvem é uma das principais tendências e uma das formas de reduzir os custos de TI.

É possível migrar o data center físico das empresas para a nuvem e, assim, além da redução de gastos, ganhar em mobilidade, escalabilidade e segurança.

2) Automatização de processos

Ao automatizar processos, os custos de TI tendem a ter uma significativa redução a médio e longo prazo, além de melhorar a eficiência e qualidade dos processos. Isto porque a TI pode reduzir o tempo de trabalho e erros em cada atividade concentrando-as em uma única plataforma, além de diminuir os gastos com infraestrutura e equipe.

Com a automatização todos os departamentos se beneficiam através de softwares de gestão muito mais eficientes como os ERPs, CRM, Big data, entre outros, sem contar na segurança de automatizar o backup sem erros.

3) Investir em assinatura eletrônica

Este é um processo que traz muitas vantagens, pois a empresa poderá economizar em impressões, serviços de entrega, além de otimizar o tempo da equipe, já que com a assinatura eletrônica, os documentos poderão ser assinados rapidamente com mais segurança por estarem em nuvem.

4) Utilizar indicadores de desempenho (KPIs)

Os indicadores de desempenho ou KPIs são fundamentais para ter um controle das metas das atividades de TI, assim, o gestor poderá ter uma visão clara se as estratégias traçadas estão gerando resultados para a empresa, como, por exemplo, melhora na produtividade e redução de tempo nos processos, aumento das vendas, melhoria na jornada do consumidor, entre outras.  

5) Considere adotar o BYOD e o trabalho remoto

A sigla BYOD significa “Bring your own device” ou em português “Traga seu próprio dispositivo”. Na prática, isso significa que algumas empresas podem adotar a política de autorizar e incentivar os funcionários a usarem máquinas próprias para trabalhar. Desta forma, reduzem os custos com o hardware e softwares de TI e neste caso, a responsabilidade da manutenção e troca das máquinas fica por conta dos colaboradores.

Porém, a segurança das informações deve ser um ponto de atenção. O BYOD deve ser muito bem planejado e possuir regras rígidas de segurança e uso de ferramentas para evitar vazamentos.  

6) Usar ferramentas de integração das equipes

A utilização de ferramentas de integração das equipes de TI, como as metodologias ágeis, pode garantir um melhor retorno do investimento, redução de custos e otimização de processos e prazos.

Outra estratégia, é estimular a cultura de DevOps (Desenvolvimento e Operações) para a integração das equipes e diminuição de conflitos, já que todos passam a acompanhar os processos e operações, trabalhando junto com os clientes em todas as etapas do projeto, gerando menos erros, retrabalho e maior comprometimento da equipe com prazo e qualidade.

7) Investir em treinamento

Ter uma equipe capacitada faz toda a diferença para a inovação e crescimento da empresa.

"Incentivar a cultura de aprimoramento pessoal entre a equipe é uma boa estratégia, pois, com conhecimento, é possível encontrar soluções diferenciadas para os desafios do dia a dia", comenta Ricardo Nunes.

8) Virtualização dos servidores

A prática de incorporação de máquinas virtuais dentro da empresa vem crescendo a cada ano devido ao aumento da quantidade de softwares e maior disponibilidade dos sistemas em nuvem. Esta tecnologia promove a melhor performance dos sistemas e processos, além de aumentar a confiabilidade e segurança em todo o ambiente de TI.

A contratação de ferramentas SaaS (Software as a Service) é uma grande aliada para diminuir os gastos com licenciamento a médio e longo prazo e possibilita a paridade de tecnologia de ponta para empresas de todos os portes sem que estas precisem fazer altos investimentos em infraestrutura.

9) Gerenciar projetos

O gerenciamento dos projetos de TI é fundamental para o acompanhamento das metas e para que a equipe consiga entregar os serviços ou produtos com qualidade e no prazo determinado.

10) Investir em Outsourcing

Investir no outsourcing é uma das maneiras mais eficazes de ganhar produtividade, inovação e reduzir custos.

Outsourcing é a terceirização de um setor ou uma parte dele e seu objetivo é realizar os processos e projetos com mais expertise e agilidade. Além disso, quando a organização contrata um serviço de outsourcing foca seus esforços no core business e ganha na expertise do profissional alocado que promove alto desempenho nos projetos de TI.

O Outsourcing agrega valor à empresa e ajuda no crescimento do negócio. Com a terceirização de algumas atividades é possível reduzir custos operacionais e melhorar processos de produção.  Além disso, ele ainda gera outras vantagens como:

- Agilidade na resolução dos problemas;

- Maior produtividade;

- Profissionais sempre atualizados;

- Melhor controle de gastos;

- Foco no core business;

- Otimização de processos e entrega de prazos.