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Confira as dicas abaixo, você pode começar a se inspirar em tentar algumas coisas hoje mesmo.
Isto mesmo, TUDO em caixa alta. Por 3 motivos indico este como passo inicial. Primeiramente, esta ação não o deixará que algo importante passe desapercebido. Ser produtivo é usar seu tempo e energia de forma mais eficiente possível, produzindo coisas importantes e que gerem valor. Você pode facilmente trabalhar muitas horas em diversas tarefas e gerar pouco valor, só aumentando a lista de coisas importantes para o futuro. O segundo motivo é que gera muito menos stress saber que tudo que você precisa fazer esta anotado e pode ser consultado a qualquer momento. Por fim, esta lista grande das mil coisas que você tem pra fazer vão ser a base pra que consiga priorizar o mais importante a cada momento e seguir nas dicas abaixo.
Agora, abra o baú das suas tarefas ( aquelas mesmas que anotou tudinho) e coloque na prioridade adequada para seu dia, semana e mês. As listas de tarefas podem ser feitas no caderno ou usando apps e serão uma grande companheira durante seu dia. Por exemplo, se você sinalizou que hoje tem 7 tarefas importantes, durante o dia, dependendo de sua energia ou disponibilidade, pode ir remanejando livremente e riscando o que já foi feito. Do ponto de vista comportamental, é interessante ressaltar o prazer gerado ao riscar todas as tarefas do dia, fazendo com que você se sinta mais produtivo e realizador e contribuindo para fortalecer este hábito.
Tenha um calendário e anote dele tudo que há de importante a ser realizado em determinado dia. O calendário ajuda a ter uma visão mais clara de projetos mais demorados e também a não esquecer de alguma pendência que ocorrerá exclusivamente em um dia específico. Mas é importante não fazer fazer do calendário sua lista de tarefas, manejar tantas tarefas em todos os dias de um ano ou mês vai ser complexo e não vai te deixar mais produtivo. Sugiro que use os dois conjuntamente, o calendário e seus eventos importantes vão pra lista de tarefas do dia, assim é muito mais fácil de organizar as tarefas sem perder datas importantes.
David Allen traz esta técnica genial do seu método Get Things Done. Simples: se existe uma tarefa que você teve contato e sabe que precisa fazer não a anote ainda. Primeiro avalie: demora menos de 2 minutos para eu fazer isto? Se sim, faça. Se não, anote na lista de tarefas para fazer depois. Esta técnica ajuda a deixar a lista de tarefas filtrada com as coisas mais importantes e te ajuda a manter a ação. Quando mantemos um bom nível de ação, a inércia de já estar com a mão na massa ajuda a procrastinarmos menos.
Para todas as tarefas que vai fazer se pergunte: sou mesmo eu que devo fazer isto? Muitas tarefas podem ser delegadas para pessoas mais indicadas a elas, ou ainda a tarefa pode não ser algo tão importante que você precise mesmo fazer naquele momento, sendo plausível que você diga não à tarefa e foque nas tarefas mais importantes, pelo menos no momento atual.
Está bem, preciso planejar meu dia, mas esqueço sempre e já começo fazendo minhas tarefas. A dica aqui é planejar um tempo para esta atividade. Crie o habito de revisar todos os dias, pode ser 10 ou 15 minutos e você já estará com um bom guia para ser produtivo nas horas que irão seguir. A sugestão é fazer isto antes de começar o trabalho ou no dia anterior no final do dia.
Há muitos sistemas disponíveis que fazem papel coadjuvante na vida mais produtiva. Algumas pessoas preferem painéis visuais, outros gostam de soluções em texto, tem quem prefira o papel e tem que não desgrude dos apps. Teste diversos sistemas, acompanhe o blog que sempre há boas dicas. Alguns posts:
Há dois tipos de planejamento produtivo: horizontal e vertical. Planejar de forma vertical são os projetos. O ideal é quebrá-los em tarefas menores, mais fáceis de serem iniciadas e realizadas. Desta forma, você não precisa fazer tudo de uma vez, preservando sua energia e entregando melhores resultados. Mas o maior beneficio é que esta técnica ajuda fortemente no combate à procrastinação, com tarefas mais simples você se coloca rapidamente em ação.
